Typy plików. Pliki przyniesione do proofa cyfrowego powinny być w formacie PostScript (.PS), w formacie PDF - zarówno rozseparowanym jak i nierozseparowanym, jak również TIFF. Fonty, zdjęcia i inne elementy powinny być zawarte w pliku (a nie dołożone jako osobne zbiory). Proof cyfrowy można wykonywać tylko z prac niezawierających dodatkowych kolorów (dorabianych, metalizowanych itp.) Plik musi zawierać, z kolei, wszystkie separacje danej strony (niemożliwe jest wykonanie proofa z, przykładowo, czterech plików, z których każdy zawiera kolejną separację danej strony).

Nośniki. Pliki do proofa cyfrowego mogą być przynoszone na: dyskietkach, ZIPach, JAZach, dyskach wymiennych, dyskach magnetooptycznych, CD-ROMach, SyQuestach.

Nazwy plików. Pliki do proofa cyfrowego muszą mieć nazwę identyczną jak w zamówieniu. A pliki spakowane muszą być wymienione w zamówieniu, tak jak przed spakowaniem.
Dobrze jest, jeśli pliki .PRN i .PS mają nazwę identyczną z plikiem oryginalnym, z którego powstały (oczywiście nie licząc rozszerzenia).

Zbiory otwarte. Na życzenie klienta możemy wykonać proof ze zbiorów otwartych (plików programów: CorelDraw, QuarkXpress, PageMaker, Illustrator itp.). Szczegóły w ofercie studia graficznego.

Podglądanie stron. Klient, który przynosi plik do proofa cyfrowego może (jeśli nie jest pewny, czy poprawnie wypuścił plik), obejrzeć w postaci uproszczonej efekt interpretacji tego zbioru przed jego wydrukowaniem.

Przeskalowanie. Jeśli niepotrzebna jest odbitka próbna w skali 1:1, a jedynie orientacja co do kolorów itp., możliwe jest u nas przeskalowanie pliku (wykonanie proofa mniejszego niż rozmiar pracy).